Com tantas providências a tomar, é natural que certos questionamentos surjam à medida que o dia da formatura se aproxima.
Confiram quais são as duvidas mais freqüentes e veja o que deve ser feito para evitar imprevistos de última hora.
1. A comissão de formatura deve ser formada por quantos alunos?
Para
representar uma turma de até 30 estudantes, a comissão de formatura
pode ser composta por cinco alunos, que assumiriam os cargos de
Presidente, Vice-Presidente, Tesoureiro e (primeiro e segundo)
Secretários.
Já
grupo maiores requerem, além desses, mais formandos, que farão parte do
conselho deliberativo e serão responsáveis pela comunicação com os
outros alunos e pela organização dos eventos pré-formatura.
2. A comissão de formatura pode ser composta por estudantes de diferentes cursos?
Sim,
e as funções devem ser distribuídas igualmente entre as turmas. Aliás,
reunir em uma única ocasião, formandos de vários cursos é uma ótima
idéia para diminuir o investimento financeiro que será feito por cada
aluno, pois quanto maior o número de estudantes, menor é o custo
individual da comemoração.
3. Com quanto tempo de antecedência a turma deve começar a pensar na formatura?
Alguns
consultores de eventos sugerem que, logo ao entra na universidade, os
alunos já comecem a planejar o que desejam para a formatura.
No
entanto, o comum é que isso seja feito somente no 3º ano do curso, pois
este período é suficiente para arrecadar dinheiro (por meio de
mensalidades, rifas ou festa) e reservar os locais desejados.
4. O que deve ser checado no memento de formalizar o contrato com a empresa escolhida?
A
primeira ação é verificar se as empresas contratadas são idôneas. Para
isso, é indicado pedir a certidão negativa de cada companhia além de
buscar referências e indicações de turma que tenham se formado
anteriormente.
5.
Caso o aluno já tenha assinado o contrato individual da formatura, mas
queira pedir transferência de universidade, o que ele deve fazer?
Este
caso, ele deve enviar um comunicado por escrito à empresa responsável
pela organização do evento, se possível já com as cópias dos documentos
de transferência e solicitar a devolução dos pagamentos efetuados.
É necessário, também, analisar ser existe alguma cláusula contratual que não permita o reembolso desse montante.
6. Quando iniciar o planejamento do convite?
Para evitar erros de ortografia e atraso na entrega dos convites, o ideal è que isso seja feito um ano antes das celebrações.
7. Quem organiza o roteiro dos eventos que fazem parte da formatura?
Por meio de assembléias, a comissão de formatura verifica com os formandos quais eventos farão parte da celebração.
Depois
dessa etapa, a empresa contratada para o cerimonial, junto da comissão,
verifica como essas decisões podem ser viabilizadas.
8. È necessário providenciar convites individuais para a cerimônia de colação de grau?
A
cerimônia de colação de grau é aberta ao público e, portanto os
convites individuais não são necessários, salvo em algumas exceções, que
podem envolver a capacidade do local escolhido para a sua realização.
Para evitar constrangimentos, os alunos devem se informar com a comissão de formatura.
9. Qual é a função do orador?
Ele
é um formando eleito pela turma para representá-la por meio de um
discurso que narre a trajetória dos estudantes desde o ingresso no curso
até o momento da formatura.
10. Como eleger o patrono? E o paraninfo?
O
patrono é uma autoridade ou um professor considerado como referência na
área de atuação dos formandos. Já o paraninfo é o “padrinho” da turma,
alguém bem próximo dos alunos.
11. Qual o prazo ideal para a empresa contratada entregar as fotos e o vídeo aos formandos?
Os
ideais são 50 dias após a realização dos últimos eventos, geralmente o
baile de gala. Mas é preciso verificar a cláusula contratual referente a
esse assunto.
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